Журнал учета выполненных работ по форме КС-6а заполняет исполнитель работ (по каждому объекту строительства отдельно), на основании измерений выполненных работ, единых норм, цен по каждому виду или подвиду работ. На основании журнала составляется форма КС-2 (акт приемки выполненных работ) и форма КС-3 (справка о стоимости работ).
В «шапке» журнала указываются общие данные:
• Наименование организации-заказчика, ее местонахождение, контактные данные (телефон, факс), код по ОКПО;
• Наименование организации-подрядчика, ее местонахождение, контактные данные (телефон, факс), код по ОКПО;
• Наименование и местонахождение стройки;
• Название объекта;
• Вид деятельности (по ОКДП);
• Номер договора подряда, дата.
На обложке указывается, за какой год составляется журнал работ КС-6а, величина сметной стоимости согласно договору подряда, кто составил документ (с указанием должности, расшифровки подписи), а также подпись и должность того, кто его проверил.
Основная информация заполняется в журнале КС-6а в виде объемной таблицы из 46 колонок. В колонках с 1 по 8 необходимо указать следующую информацию:
• Колонка 1: Номер вида выполненных работ по порядку;
• Колонка 2: Номер записи, указанной по смете;
• Колонка 3: Информация об элементах и видах работ, которые были выполнены (информацию необходимо указать точно и корректно);
• Колонка 4: Указание номера единичной расценки;
• Колонка 5: Необходимо указать единицу измерения (штуки, квадратные метры и др.);
• Колонка 6: Указывается цена за единицу работы;
• Колонка 7: Указывается количество работ по смете;
• Колонка 8: Необходимо указать общую стоимость работ согласно смете.
Далее «Журнал выполненных работ» КС-6а (таблица) содержит данные по выполнению работ в разрезе каждого месяца календарного года. Помесячно указывается количество выполненных работ, их стоимость (отдельной колонкой - стоимость работ, выполненных с начала строительства). Таким образом, для каждого месяца заполняется три столбца с данными.
Под четной страницей журнала, которая содержит колонки с 1 по 23 (первые 8 колонок и данные с января по май включительно), содержатся строки «Итого», «Накладные и прочие расходы», «Всего».
Заполнение журнала КС-6а требует внимательности и аккуратности. Затраты по строке «Накладные и прочие расходы» отражаются по смете этих расходов за отчетный период в размерах, рассчитываемых в соответствии с методикой, принятой в строительной компании (пропорционально времени, площади и др.).
Нечетная сторона журнала КС-6а содержит данные о выполненных работах с июня по декабрь. Последние две графы «Журнала учета выполненных работ» - количество и стоимость работ за весь годовой период.
Журнал заполняется с момента начала выполнения работ строителями до полного завершения обязательств подрядчика (по данному объекту строительства).
После окончания всех работ и их приемки, журнал учета работ КС-6а прошивается крепкой нитью (страницы документа необходимо пронумеровать), заверяется ответственным лицом, заполнявшим журнал, и печатью фирмы.
«Журнал выполненных работ» формы КС-6а передается на хранение заказчику или компании, которая далее будет нести ответственность за готовое сооружение. Срок хранения журнала – не менее 5 лет.
Заполнение КС-6а может осуществляться не только вручную, но и с помощью специальных компьютерных программ, автоматически. Если документы в электронном виде, необходимо сохранить не только сами документы, но и носители, на которых они хранятся.
