Основным документом первичного учета работы бригады по обслуживанию судоходной обстановки является обстановочный журнал.
Журнал выдается путевому мастеру обстановочной бригады производителем путевых работ и при выдаче должен содержать, состав действующей обстановки на участке, задание по гарантированным габаритам пути, таблицы и графики дифференцированных глубин по плесам, график объезда и схема обстановочного участка с расстановкой навигационных знаков, штатными списками береговых и плавучих знаков. Мастерами пути в журнал вносятся данные о личном составе обстановочной бригады, распределении его по сменам, вклеивается графики работы вахт (смен). В состав действующей обстановки по мере её изменения мастерами пути вносятся корректирующие записи.
В таблице Сведения об уровнях воды по гидропостам матерами пути записываются уровни воды по всем гидропостам расположенным на участке закрепленном за филиалом, а так же по гидропостам расположенным выше по течению, по которым определяется прогноз изменения уровней воды на обслуживаемом участка водных путей.
В таблице Сведения о габаритах судового хода матерами пути записываются уровни воды по опорным гидропостам на обслуживаемом участке, определенные посредством промеров и измерений габариты судовых ходов (глубины/ширины) на обслуживаемых участках водных путей. Эти габариты судовых ходов передаются в район водных путей.
В таблице "Производство тральных работ" мастерами пути записываются данные о произведенных тралениях, обнаруженных, удаленных или обозначенных подводных препятствиях.
В бланках "Донесений об изменениях в схемах расстановки СНО и условиях плавания" мастерами пути записываются тексты донесений передаваемых диспетчеру района водных путей.
Нормативное и фактическое количество имеющегося и поступающего обстановочного оборудования, инвентаря и материалов с указанием дат поступления и остатков на конец навигации отражаются мастерами пути в таблицах "Оборудование, инвентарь и материалы обстановочного участка".
В таблице "Учет работы светосигнального оборудования на навигационных знаках" мастерами пути записываются данные об установке, замене и уборке фонарей, фотоавтоматов, батарей и ламп (излучателей) на навигационных знаках, их типах, количестве, цвете и режиме горения навигационных огней.
По записям в таблицах всегда должно быть видно фактическое количество имеющегося в наличии оборудования, инвентаря и материалов на обстановочном судне (базе), установленных буев, столбов, укос, щитов, пеналов, кассет, якорей, буеречин, фонарей, батарей и ламп, в т.ч. утраченных и вышедших из строя.
Сведения о выполняемых и выполненных работах по обслуживанию обстановки: промерам, тралению, дневном и ночном контроле действия СНО, установке, перестановке, замене, ремонту, окраске и обслуживанию знаков, окоске и рубке просек, и других работах, а так же о происшествиях на участке: посадке на мель судов, сбитию, хищению, утрате знаков вносятся в журнал мастерами пути ежедневно.
В бланках заданий на производство путевых работ прорабом и другими должностными лицами, выдаются задания на работы (установку, перестановку и обслуживание знаков, траление, промеры участков и прочее) со сроками их исполнения.
В бланках замечаний, должностными лицами, записываются замечания, недостатки в обслуживании обстановки и сроки их устранения.
