Форма книги учета БСО (код формы 0504045) соответствует Приложению 4 к Приказу Минфина России от 30.03.2015 № 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению", а также Приложению 1 к Приказу Министра обороны РФ от 28.03.2008 № 139 "О формах документов, используемых в финансово-хозяйственной деятельности Вооруженных Сил Российской Федерации".
В книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045) ведется аналитический учет бланков строгой отчетности (квитанционных книжек, аттестатов, дипломов, бланков удостоверений, бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и т.п.) по видам, сериям и номерам, с указанием даты получения (выдачи) БСО, условной цены, количества, а также подписи получившего их лица.
На основании данных по приходу и расходу бланков строгой отчетности выводится остаток на конец периода.
Организации и индивидуальные предприниматели могут осуществлять наличные денежные расчеты без применения контрольно-кассовой техники, когда ими оказываются услуги населению при условии выдачи соответствующих бланков строгой отчетности.
Учреждения должны обеспечить строгий контроль за сохранностью и правильным ведением бухгалтерского учета бланков строгой отчетности.
Ответственность за хранение бланков строгой отчетности лежит на руководителе или назначенном по его письменному указанию работнике, с которым заключается договор о полной материальной ответственности. Проверка бланков строгой отчетности, хранящихся у должностных лиц, проводится в обязательном порядке одновременно с ревизией денежных средств в кассе.
Изготовленные бланки строгой отчетности получает в типографии представитель заказчика, для этого ему необходимо предъявить доверенность, накладную на товар и счет-фактуру.
При приемке сличается фактическое количество бланков строгой отчетности, их серии и номера по указанным в накладных (квитанциях) данным.
Аналитический учет бланков строгой отчетности ведется в Книге учета бланков строгой отчетности (форма 0504045) по видам, сериям и номерам. На основании данных по приходу и расходу выводится остаток на конец периода. Книга учета бланков строгой отчетности (форма 0504045) должна быть прошнурована и пронумерована, заверена подписью руководителя и скреплена печатью организации.
Работник, ответственный за реализацию бланков строгой отчетности, выдает зарегистрированные бланки по накладным кассирам и нештатным распространителям. Накладная выписывается в двух экземплярах: один выдается вместе с бланками, второй представляется в бухгалтерию организации.
Материально ответственным работникам необходимо отчитаться за полученные и использованные бланков строгой отчетности. Для этого они в день сдачи выручки передают в кассу корешки квитанций, копии кассовых ведомостей и кассовые отчеты по отрывным билетам, служащие основанием для оприходования выручки по приходному ордеру.
